Privacyverklaring Evolane NV

Evolane NV, gevestigd te Prins Boudewijnlaan 43, 2650 Edegem België, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bij Evolane NV dragen we vertrouwen en een open dialoog hoog in het vaandel. Privacy is daar een essentieel onderdeel van. Dankzij deze privacyverklaring kunnen we op een transparante manier je meer informatie verschaffen betreffende de verzameling, mededeling, overdracht en gebruik van de persoonsgegevens die je met ons deelt, alsook om meer informatie te verschaffen m.b.t. jouw rechten.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website https://evolane.be andere websites besproken in punt 10 van deze privacyverklaring en alle relaties tussen Evolane NV en haar klanten, prospecten, businesspartners, sollicitanten en werknemers. 

Evolane NV handelt in overeenstemming met de Belgische privacywet van 8 december 1992 en met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de EU-privacywetgeving die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

Het bezoeken van onze website(s), contact opnemen met onze organisatie, jouw gegevens achterlaten voor onze nieuwsbrief en/of events en gebruikmaken van onze diensten impliceert jouw goedkeuring van onze privacyverklaring en dus de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken.

Gelieve deze privacyverklaring grondig te lezen en melding te doen bij dpo@evolane.be bij vragen of klachten.

1. Soorten persoonsgegevens en -bedrijfsgegevens die Evolane NV verzamelt

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum* 
  • Functietitel
  • Bedrijfsnaam en -adres
  • Tarieven en betalingsgegevens
  • BTW-nummer
  • Cookies**
  • IP-adres***
  • Bijkomende info die je ons verschaft via het contact- of inschrijvingsformulier op onze website(s)

*Enkel van toepassing voor sollicitanten en werknemers
** Meer info in punt 4 van deze privacyverklaring

Daarnaast verzamelt Evolane NV automatisch, anonieme websitegegevens zoals aantal websitebezoekers, aantal paginabezoeken, browsergebruik, bouncepercentage etc. Dit om een globaal beeld te krijgen van het surfgedrag op onze website(s). ***De IP-adressen die worden ingeladen door onze analystool worden op geen manier gebruikt om aan user profiling en gelijkaardige praktijken te doen.

2. De manier waarop Evolane NV persoonsgegevens verzamelt 

  • Het contact- of inschrijvingsformulier op de website(s)
  • E-mail of telefoon
  • CV*
  • Offertes en contracten
  • Eigen events 
  • Externe conferenties en vakbeurzen 
  • Gastcolleges op hogescholen en universiteiten*
  • Jobbeurzen
  • Businesskaartjes
  • Inschrijvingen op de nieuwsbrief
  • Log-in supportcenter
  • Externe platformen en partners 

*Enkel van toepassing voor sollicitanten en werknemers

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag Evolane NV prsoonsgegevens verzamelt en gebruikt 

Evolane NV verzamelt gegevens voor onderstaande doeleinden:

  • Het naleven en uitvoeren van contractuele overeenkomsten
  • Het leveren van diensten en berichtgeving bij wijzigingen van onze dienstverlening 
  • De opmaak van een offerte en facturatie
  • Contractwijzigingen of –verlengingen
  • Support
  • Aanwerving
  • Nieuwe samenwerkingen tot stand brengen
  • Inschrijvingen voor events en de bijhorende transactionele communicatie
  • Marketinggerichte communicatie
  • Klantentevredenheidsonderzoeken en -enquêtes
  • Het optimaliseren van de kwaliteit van onze website op basis van globaal, geanonimiseerd surfgedrag
  • Anonieme statistische doeleinden 

Evolane NV beroept zich op de grondslagen bepaald in de AVG om aan rechtmatige verwerking te doen. Deze grondslagen zijn: een contractuele relatie, toestemming, een wettelijke relatie, vitaal belang, algemeen belang en gerechtvaardigd belang. 

Voor alle communicatie omtrent aanwerving, de opmaak van de offerte, facturatie, dienstverlening en contractuele afspraken zoals het wijzigen of verlengen van contracten, doen we beroep op de grondslag contractuele relatie. 

Voor prospectie, marketinggerichte communicatie en de aankondiging van aankomende events en het versturen van bijhorende transactionele communicatie, beroepen wij ons op de rechtsgronden (1) toestemming (2) gerechtvaardigd belang. Wij hebben immers het gerechtvaardigd belang om te antwoorden op de door jou gestelde vragen die je invulde in het vrije veld van ons contactformulier, of te reageren op de door jouw geformuleerde opmerkingen. We trachten ten allen tijde open te communiceren en te documenteren aan de hand van een balans- en noodzakelijkheidstest.

4. Cookies en vergelijkbare technieken die Evolane NV gebruikt op haar website(s)

Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.
Evolane NV gebruikt functionele en analytische cookies om haar website(s) goed te laten werken en globaal surfgedrag te monitoren en analyseren. Omdat we geen gebruik maken van tracking cookies volstaat een cookiemelding wanneer je voor de eerste maal onze website bezoekt en hebben we geen expliciete toestemming nodig. 

Evolane maakt gebruik van Dynatrace cookies en Google Analytics cookies. Hieronder een oplijsting van al onze cookies:

  • _ga
  • _gid
  • dtCookie
  • dtLatC
  • dtPC
  • dtSa
  • has_js
  • rxVisitor
  • rxvt

5. Jouw privacyrechten

Wens je beroep te doen op je privacyrechten zoals hieronder beschreven, neem dan schriftelijk contact op met onze Data Protection Officer via dpo@contribute-group.be of per post t.a.v Evolane NV, Prins Boudewijnlaan 43, 2650 Edegem, met een bewijs van jouw identiteit. We trachten jouw vraag te verwerken en beantwoorden binnen de wettelijke termijn, zijnde binnen de dertig dagen na ontvangst van jouw verzoek. Indien wij in de onmogelijkheid zijn om binnen voornoemde termijn van dertig dagen te reageren, en de termijn wensen te verlengen, of in geval wij geen gevolg zullen geven aan jouw verzoek, zullen we jou daarvan in kennis stellen.  

Jouw privacyrechten:

  • Recht tot toegang tot de persoonsgegevens die Evolane NV over jou beschikt,  op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Recht op correctie van je persoonsgegevens. 
  • Recht op vergetelheid van je persoonsgegevens, indien (i) de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, (ii) je jouw toestemming intrekt (en er geen andere grond voor verwerking is, bv, contractuele relatie), (iii) persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn, of (iv) dit moet op basis van een wettelijke verplichting.
  • Recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens indien de verwerking berust op toestemming en wordt verricht via geautomatiseerde procedés 
  • Recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens, indien (i) de juistheid van de persoonsgegevens betwist wordt, (ii) de verwerking onrechtmatig is, (iii) jouw persoonsgegevens niet meer nodig zijn, maar wel nodig is voor instelling van een rechtsvordering, of (iv) je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking.
  • Recht op bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de grond voor de verwerking het gerechtvaardigd belang is of in het kader van direct marketing.
  • Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluiten
  • Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (voor België: Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacycommissie), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel)

6. Openbaarmaking van je persoonsgegevens door Evolane NV aan derden 

Omdat Evolane NV (1) deeluitmaakt van De Cronos Groep NV, (2) zelf een deelbedrijf is van Contribute Group NV en (3) parnterships aangaat met haar vendoren*, zal Evolane NV jouw persoonsgegevens delen met partijen (1)(2)(3), enkel wanneer dit vereist is voor het tot stand brengen van een samenwerking, het nakomen van contractuele overeenkomsten en het leveren van diensten, en enkel voor de hierboven vermelde doeleinden.

Onverminderd het voorgaande, is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens openbaarmaken:

  • Aan de bevoegde autoriteiten wanneer Evolane NV hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure
  • Wanneer Evolane NV en al haar activa worden overgenomen door een derde partij

Het kan zijn dat toegang verstrekken tot je persoonsgegevens nodig is voor wettelijke doeleinden. In dergelijk geval zullen wij genoodzaakt zijn om hieraan te voldoen. Wij mogen je persoonsgegevens ook verstrekken indien dit nodig is om de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

In alle andere gevallen delen, verhuren of verkopen we jouw persoonsgegevens niet aan derde partijen, tenzij we hiervoor jouw expliciete en ondubbelzinnige toestemming hebben verkregen en deze is vastgelegd in een dataverwerkingsovereenkomst met de derde partij in kwestie.

*Huidge vendoren: Dynatrace, Akamai, Atlassian. 

7. Bewaartermijn persoonsgegevens 

Evolane NV zal je persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die nodig is om de doelen beschreven in punt 3 van deze privacyverklaring te realiseren. Wanneer deze doelen gerealiseerd zijn, zullen we jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen, of je zou dit anders wensen; of het moest gerechtvaardigd zijn door de wet. 

Indien je jouw toestemming intrekt of indien je zich verzet zich tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij jouw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens noodzakelijk om jouw voorkeur naar de toekomst toe te respecteren, bijhouden.

Wij zijn evenwel gerechtigd om jouw persoonsgegevens bij te houden indien dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om een juridische aanspraak in te stellen of om ons te verdedigen tegen dergelijke aanspraak of voor bewijsredenen.

8. Maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen

Evolane NV neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.

Het dataregister van Evolane NV houdt bij welke persoonsgegevens we bewaren, waar deze vandaan komen en met wie we deze delen of hebben gedeeld. We trachten alle verwerkingen te registreren. Door deze documentatieplicht na te komen, zorgen we ervoor dat we de verantwoordelijkheidsvereiste uit de AVG naleven en kunnen we bewijzen dat we in overeenstemming met de databeschermingsprincipes handelen.

We werken volgens Privacy by Design en Privacy by Default. Dat betekent dat onze organisatie privacymaatregelen implementeert vanaf het eerste moment dat we een product of dienst ontwikkelen en waar nodig gebruikers de mogelijkheid bieden om zelf hun gegevens te wijzigen. We voorzien een procedure om persoonlijke datalekken op te sporen, te rapporteren en te onderzoeken. Indien nodig verwittigen we de betrokkene die het voorwerp uitmaakt van het datalek rechtstreeks en melden we het lek aan de Belgische privacycommissie.

Wens je meer informatie over onze privacymaatregelen en procedures, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via dpo@evolane.be

9. Andere websites waarop deze privacyverklaring van toepassing is

10. Contact, vragen of klachten?

Indien je vragen hebt over de privacyverklaring of de manier waarop Evolane NV jouw persoonsgegevens verwerkt, contacteer ons dan via:

  • dpo@evolane.be
  • Evolane NV, Prins Boudewijnlaan 43, 2650 Edegem, Belgïe

11. Aanpassingen aan de privacyverklaring

Van tijd tot tijd kunnen we wijzigingen aanbrengen aan deze privacyverklaring, de meest recente versie ervan vind je altijd op onze website.